Kamu Kuruluşlarına KEP Kullanımı Çağrısı
KAMU KURULUŞLARINDA KAYITLI ELEKTİRONİK POSTA KULLANIM ÇAĞRISI
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca, kamu kurum ve kuruluşlarında Kayıtlı Elektronik Posta kullanımına geçilmesi için çağrıda bulunuldu. Kamu kurumları arasında gerçekleştirilen yazışmaların Kayıtlı Elektronik Posta aracılığıyla gerçekleşmesi amacıyla tüm kurumlara, altında Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı Metin Kıratlı’nın imzası bulunan “Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Kullanımı ” adlı yazı gönderildi ve bu konudaki gereklilik ve titizlik belirtildi.
Cumhurbaşkanı Recep Tayyip Erdoğan’ın 100 Günlük Eylem Planı Tanıtım Toplantısı’nda, vatandaş odaklı iş ve işlemlerde bürokrasinin hızlandırılması ve e-Devlet sisteminin etkinleştirilmesi, hedeflerini özellikle vurgulamasından sonra Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca, kamu kurum ve kuruluşların aralarında gerçekleştirdiği yazışmaları “Kayıtlı Elektronik Posta ” ile gerçekleştirilmesi tavsiye edildi.
Kayıtlı Elektronik Posta kullanımıyla birlikte kamu kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmaların resmiyete dökülmesi, iletişimin kolaylaştırılması, yazışmaların hukuki işlemlerde dahi resmi belge olarak kullanılabilmesi, maliyet açısından kuruluşlarda tasarruf, e-Arşiv, e-Defter, e-Fatura, e-İmza ve KEP aracılığıyla birlikte kamu kurum ve kuruluşlarda kağıt üzerinde gerçekleştirilen işlemleri azaltarak kamuda çevreci bir tutum sergilemek, Kayıtlı Elektronik Posta kullanım yararlarından da tüm kamu kurum ve kuruluşlarının yararlanması amaçlanmış ve KEP kullanımı konusundaki hassasiyet gönderilen yazıda belirtilmiştir.
Peki Kayıtlı Elektronik Posta Nedir?
Günümüzde firmaların kullandığı çeşitli e-posta hizmetleri bulunuyor. Ancak bu e-posta hizmetlerinin güvenliği sorgulanır durumdadır. Ayrıca birçok yönden hiçbir hukukî geçerliliği olmayabilir. KEP sisteminde; ihtar, ihbar, başvuru, dilekçe hizmetleri, ticari firmalar arasında yapılan yazışmalar, anonim şirketlerin olağan ya da olağan üstü toplantı çağrıları, ihale işlemleri, teklif iletileri, sözleşme evrakları ve paylaşımı, şirketlerin vermekle yükümlü olduğu beyannameler, faturalar, ekstre talimatları gibi her türlü e-posta işlemi güvenli bir şekilde yerine getirilebilir. Günümüzde dünyanın birçok gelişmiş ülkesinde uzun yıllardan bu yana KEP sistemi kullanılıyor. Ülkemizde ise hukuksal altyapısı 2012 yılında tamamlanan KEP sistemi, devlete ait olan bütün işlemlerde kullanılabiliyor. Ayrıca devletin kurmuş olduğu bütün sitelerle etkileşim halinde olunmasını sağlayabiliyor.
Firmaların devlet kurumları ile ya da özel teşebbüsler ile aralarında olabilecek her türlü uyuşmazlıkta, KEP elektronik posta verileri birinci elden delil olarak kabul ediliyor. Bu yüzden firmaların bu sistemi kullanması zorunlu tutuluyor.
Kayıtlı Elektronik Posta Avantajları
İlk olarak kayıtlı elektronik posta sistemini kullanarak resmi, özel ve ticari belgeyi veya yazıyı, elektronik posta sistemi ile gönderip almaya olanak tanır.
Daha detaylıca yaklaşmamız gerekirse yasal olarak geçerli sayılacak şekilde beyanname, bildirim, başvuru, bildirge, ihbar, ihtar vb. işlemlerin yapılmasına olanak tanır.
Kurum içi ve kurumlar arası yazışmaların veya kamu kurumları ile özel sektör, kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler arasındaki her türlü yasal yazışmaların gerçekleştirilmesi sağlanır. Bunların haricinde belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir. Bu süreçlerin tek bir kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden yürütülebiliyor olması bizleri bir çok maddi maliyetten kurtarırken aynı zamanda zaman yönetimi konusunda da daha tasarruflu davranmamızı sağlamaktadır.
Bizleri maddi ve zaman olarak kurtardığı bazı maliyetleri aşağıdaki başlıklar altında toplayabiliriz:
Kağıt tasarrufu,
Arşiv masraflarından kurtulma imkanı,
Postalama maliyetlerinden kurtulma imkanı,
İşlem maliyetlerinin düşürülmesi,
Bürokrasinin daha etkin ve hızlı biçimde çalışmasının sağlanması,
Resmi ve ticari işlemlerin daha hızlı tamamlanması,
Ticari faaliyetlerin daha verimli yürütülmesi,
Ve belki de en önemlisi çevrenin korunmasına daha fazla katkıda bulunmak.
Yorumlar